1. E-timebok

Opus Online Client

Opus Online Client er programvaren som håndterer synkroniseringen mellom din timebok i Opus og bestillingssiden på internett. Opus Online Client installeres på en pc, vi anbefaler at installasjonen gjøres på server/hovedmaskin. I Opus Online Client registreres grunnleggende innstillinger for E-timeboken.

Innstillinger i Opus Dental

I Opus registreres innstillinger i timeboken for å kunne publisere ledig tid på internett. Du preblokkerer de tidene du vil at timeboken skal være tilgjengelig på bestillingssiden. For å definere hvilken type time pasienten skal kunne bestille i E-timeboken bruker du «Forhåndslagrede timeavtaler».

Hvordan bestiller pasienten time?

Pasienten kan via klinikkens bestillingsside reservere en time på de tidene dere har gjort tilgjengelig for internett.
Klinikken kan velge hva nye og eksisterende pasienter har mulighet til å gjøre på bestillingssiden, det være seg bestilling av time, avbestilling, flytting osv.

2. Innstillinger i Opus Dental

Publiseringer til timebok gjøres ved å bruke «Preblokkeringer» for internett og «Forhåndslagrede timeavtaler». Husk at det må gjøres visse grunninnstillinger i programvaren Opus Online Client.

2.1 Registrere arbeidstid på behandler

For å kunne publisere timer må behandleren ha registrert Arbeidstid i sin timebok. For å justere arbeidstid gå inn i timeboken og klikk på knappen Arbeidstid for valgt behandler – se bilde eller gå på Verktøy > Oppsett - denne behandler > Timebok > Arbeidstider.

Er arbeidstid allerede satt, kan du gå videre til punkt 2.2

For å registrere eller endre, start med å slette tidligere arbeidstid ved å høyreklikke på «blokken» og velg Slett. Du kan også slette hele uken med knappen Fjern uke til venstre . Dette vil slette all arbeidstid den uken.

Registrer ny arbeidstid ved å venstre klikke der arbeidstiden skal starte og dra musepekeren ned til tidspunktet du vil at den skal stoppe (eks. mandag til fredag kl. 08:00 til 12:00 og 12:30 til 16:00). Når du er fornøyd med registrert arbeidstid på en uke kan denne repeteres fremover i tid med Repeter Uke knappen.

Repetisjon vil automatisk stå til 1, dersom du skal ha annenhver uke med forskjellig arbeidstid velg 2. I feltet Begynn setter du startdato, dette vil normalt være mandag i valgt uke og trenger ikke gjøres noe med.

I Slutt etter settes antall forekomster (uker) fremover du ønsker å repetere, anbefaler mellom 26 til 100 forekomster. Du kan evt. velge sluttdato når du ønsker at arbeidstid skal opphøre, velg maks to år frem i tid. Trykk så på OK for å skrive over all fremtidig arbeidstid med de nye innstillingene.

2.2 Lage preblokkering for E-timebok

For å distribuere ledig tid på internett legger du preblokkering i timeboken der det ligger ledig arbeidstid. Preblokkeringen må være med funksjonen Internett avhuket i Type.

Dersom du ikke har laget preblokkeringen gjøres det på Verktøy > Oppsett – alle behandlere > Timebok > Preblokkeringer i timebok.

1. Klikk på Ny-knappen for å opprette en ny preblokkering

2. Skriv inn Navn. * – Vi anbefaler å gi navn slik at det går tydelig frem at det gjelder for E-timebok.

3. Skriv eventuelt inn en kort beskrivende tekst i feltet Tekst.

4. Angi en Kode.

5. Velg Farge. * - Vi anbefaler at man velger en lys farge for at timeboken skal se ryddig ut.

6. Marker at den skal være Gyldig for: Ressurser*

7. Marker Ja i Tillat å omgå blokkering ved timereg. *

8. I Behandling marker Tillat/Ikke tillat og marker behandling du ønsker å ha med/ikke ha med. *

9. Marker Type: Internet og Tillat alle ombokninger *

10. Klikk Lagre og Lukk

*Felt det er krav for å fylle ut

Alternative innstillinger

Preblokkeringen kan konfigureres slik at den opphører en eller flere dager før forekomst. Hak av for «Vilkår for preblokkering skal opphøre x dager før forekomst». Dette fjerner preblokkeringen i timeboken og det vil da ikke være noe historikk. Anbefaler at man bruker funksjonen i Opus Online Client for å hindre publisering av tid x antall timer før.

NB: For å synkronisere ledig tid på internett MÅ man også først ha laget en

«Forhåndslagret timeavtale» i Opus. Se neste side:

2.3 Lage forhåndslagrede timeavtaler for timebok

Forhåndslagrede timeavtaler tilsvarer hvilken type behandling pasienten kan bestille på internett.

Gå inn på Verktøy > Oppsett - alle behandlere > Timebok > Forhåndslagrede timeavtaler

I dette eksempelet vil jeg at pasienten skal kunne bestille en time for Undersøkelse på 30 minutter.

Klikk på Ny for å lage en ny Forhåndslagret timeavtale.

1. Skriv inn Navn - Dette navnet vises i E-timeboken, i forhåndslagrede timer og under Legg til ny timeavtale i timeboken.

2. Antall minutter – timens lengde.

3. Kategori for timeavtale MÅ angis

4. Angi eventuelt pride (ressursbestilling).

5. For at den skal bli tilgjengelig på nett må man huke av for Bruk i E-timebok. Ønsker du at pasienten skal kunne endre og avbestille haker du av her: Endre i E-timebok, Avbestill i E-timebok.

I feltet Flytte maks dager: angir du hvor mange dager pasienten kan flytte timeavtalen fremover eller tilbake i tid

6. Hvis du vil at den Forhåndslagrede timeavtalen skal kunne kobles mot Recall haker du av for Bruk i recall også.

7. Angi Timeboktekst – Denne teksten vil dukke opp på timen i timeboken. Du kan hente teksten i Timeboktekster ved å trykke på ønsket tekst i bildet under.

8. Angi E-timeboktekst – Denne teksten vil dukke opp på behandlingen i E-timeboken.

9. Dersom det skal skrives innkallingskort sett hake for Ja. Om recall skal oppdateres hak av for Flytt neste recall.

10. Lagre og Lukk

Alternative innstillinger

Angi pride (ressursbestilling) hvis klinikken bruker dette. Bruk de samme tegnene som i timeboken

2.4 Sette opp behandlerspesifikke innstillinger på E-timeboken

Gå inn på Verktøy > Oppsett - denne behandlere > Timebok > Timebok behandleroppsett

1. Huk av på Lengde på E-timer og sett inn antall minutter preblokkeringen skal vare. Vi anbefaler 480 minutter (8 timer), da dette gjør det lettere å administrere preblokkeringen i timeboken.

2. Dersom behandleren jobber på to eller flere ressurser (stoler) samtidig sett antallet i Maks antall samtidige int. timeavtaler på samme behander.

3. Dersom behandleren har flere pasienter inne samtidig på samme ressurs (stol) sett antallet pasienter i Maks antall samtidige int. timeavtaler på samme ressurs.

4. Pass på at det ikke er avhuket for Arbeidstid koblet til behandler. Den vil hindre synkroniseringen av de preblokkerte tiden i timeboken til E-timeboken.

2.5 Publisere tider

For å publisere tider i timeboken legger du inn preblokkeringen på tiden du ønsker å legge ut i E-timeboken.

1. Gå i timeboken og på ønsket behandler

2. Høyreklikk på starttidspunktet på preblokkering (dersom man har valgt

3. Velg Legg til preblokkering – velg den preblokkeringen du lagde tidligere (Steg 2).

4. Tid som markeres i timeboken kommer nå til å vises som tilgjengelig tid for pasienten på bestillingssiden – se bilde under.

Dersom timeboken har en time der du ønsker å legge inn preblokkeringen, kan det også gjøres fra Verktøy > Oppsett - denne behandlere > Timebok > Arbeidstider

Sett på haken for Skjemalegg avtaler og preblokkeringer, arbeidstiden vil «forsvinne» og du vil få mulighet til å preblokkere uten forstyrrelser av andre ting i timeboken.

Preblokkeringene kan repeteres for å slippe å føre den samme tiden hver dag/hver uke. For å repetere preblokkeringen høyreklikker du på preblokkeringen og velger Repeter.

1. Repeter hver X uke(r) – Dersom denne skal repeteres hver uke behold 1. Skal den repeteres annenhver uke skriv 2. Osv.

2. Hak av for de dagene du vil at den skal repeteres Man – Søn.

3. Perdiode – Begynner alltid første dagen i uken du har laget preblokkeringen.

4. Slutt etter – angi hvor mange dager den skal repeteres.

5. Sluttdato – Angi dato for ønsket slutt.

2.6 Fjerne publisert tid

For å fjerne publisert tid i E-timeboken gå inn i timeboken og slett preblokkeringen. Det gjør du ved å høyreklikk på preblokkeringen, velg Slett eller Slett serie.

Slett serie vil fjerne repeterte preblokkeringer.

For å slette preblokkering i timeboken, som dekkes av en time kan det også gjøres fra

Verktøy > Oppsett - denne behandlere > Timebok > Arbeidstider

Sett på haken for Skjemalegg avtaler og preblokkeringer, da vil arbeidstiden forsvinne og du vil få mulighet til å slette preblokkeringene uten forstyrrelser av andre ting i timeboken.

2.7 Avanserte innstillinger

Om man vil styre hvilke forhåndslagrede timeavtaler og preblokkeringer som skal vises for ulike firma/behandlere så finnes det mulighet til å lage «lister» på dette.

2.7.1 Registreringslister

Ønsker du at pasienter kun skal kunne booke enkelte behandlinger i E-timeboken på forskjellige behandlere, kan det differensieres i Registereringsliste – Forhåndslagrede timeavtaler.

Verktøy > Oppsett – Alle behandlere > Timebok > Registreringsliste - Forhåndslagrede timeavtaler

Registreringslister kan brukes til å filtrere og sortere de Forhåndslagrede timeavtalene som skal vises ved å høyreklikk i timeboken. Dette kan brukes for eksempel hvis et firma eller en behandler bare ønsker å se visse Forhåndslagrede timeavtaler.

1.Klikk Ny for å lage en ny liste

2. Skriv inn Navn

3. Merk av under Eier; hvem som skal ha tilgang til listen > Organisasjon, Firma eller Behandler

4. Merk og flytt de Forhåndslagrede timeavtalene som skal legges til i Registreringslisten og bruk pilene opp og ned for å sortere i rett rekkefølge

5. Klikk Lagre

For å aktivere listen se punkt 2.6.3

2.7.2 Preblokkeringslister

Preblokkering - Registreringsliste kan brukes til å filtrere og sortere de forhåndslagrede Preblokkeringene i timeboken, som skal vises ved å høyreklikk i timeboken og velge «Legg til preblokkering». Dette kan brukes for eksempel hvis et firma eller en behandler bare ønsker å se visse Forhåndslagrede preblokkeringer. Funksjonen kan brukes hvis man er mange behandlere som deler database og man ønsker å vise kun et utvalg av de Forhåndslagrede preblokkeringene. Listen kan også brukes til å lage enkelte behandlinger til forskjellige behandlere i E-timeboken. Dvs. At en preblokkering kan lages med kun Undersøkelse, når da behandleren preblokkerer i timeboken vil det kun eksporteres tid med Undersøkelse.

Verktøy > Oppsett – Alle behandlere > Timebok > Preblokkering – Registreringsliste.

1. Klikk Ny for å lage en ny liste

2. Skriv inn Navn

3. Merk av under Eier; hvem som skal ha tilgang til listen > Organisasjon, Firma Behandler

4. Merk og flytt de Forhåndslagrede preblokkeringene som skal legges til i

«Preblokkeringslisten» og bruk pilene opp og ned for å sortere i rett rekkefølge

5. Klikk Lagre

For å aktivere listen se punkt 2.6.3

2.7.3 Innstillinger for Registeringslister og Preblokkeringslister

Innstillingene for hvilke Registeringslister og Preblokkeringslister som skal brukes, gjøres i Organisasjonsopplysninger, Firmaopplysninger eller Personalia (Privat).

• Registeringsliste: Her kobler du Registreringslisten du laget i Registreringsliste – Forhåndslagrede timeavtaler. Den vil nå kun vise de valgte behandlingene ved høyreklikk i timebok og Legg til timeavtaler.
• Registeringsliste e-timebok: Her kobler du Registreringslisten du laget i Registreringsliste – Forhåndslagrede timeavtaler til E-timeboken. Det vil si at kun de valgte forhåndslagrede timeavtalen vil vises for pasient i E-timebok på valgt behandler.
• Preblokkeringsliste: Her kobler du preblokkeringslisten du laget i Preblokkeringsliste. Den vil nå kun vise de valgte preblokkeringene ved høyreklikk i timebok og Legg til Preblokkering.

2.7.4 Rettigheter til å distribuere timer i E-timeboken (preblokkeringer for internett) 

Om man vil styre hvem av de ansatte på klinikken som skal ha rettigheter til å kunne legge ut preblokkeringer for timer så kan man gjøre dette i Tilgangssystemet.

Du finner Tilgangssystemet under Verktøy > Tilgangssystem > Rolleinnstillinger Trykk på knappen Tilgang.

Bla deg ned til kategori Timebok og funksjonen Preblock for internett.

Standard innstilling er at alle har rettighet til å legge inn Preblokkering for internett.

Mangler man rettigheten for Preblock for internett i timeboken vil valget være inaktivt i timeboken se bilde under:

	Med rettigheter:		Uten rettigheter:

3 Bruk av E-timebok

Pasient går inn på bestillingssiden til klinikken, enten det er underdomene eller via API på nettsiden deres. Vi vil i dette eksempelet kun vise underdomenet.

Første steg for pasienten er å komme seg inn på underdomenet, dette ble valgt i punkt

3.3 i Steg 2 – Installasjon Opus Online Client. Det vil være for eksempel:

«klinikknavn».opusdentalonline.com.

Dette kan linkes via en knapp på hjemmesiden eller lignende løsninger.

3.1 Bestille ny time

PS! Rekkefølgen på valgene kan avvike fra eksempelet ift. de valgene som er gjort under WEB i Opus Online Client.

1. Når pasient har kommet til underdomenet vil steg 1 være å velge klinikk/regnskap.

2. Steg 2 er å velge type behandling

3. Velg ønsket behandler (her kan det også velges Alle behandlere dersom pasient ikke ønsker en spesifikk behandler, pasient vil da få opp all ledig tid).

4. Velg tiden som passer best

5. Legg inn personopplysninger, huk av for Jeg samtykker… og trykk på Gå videre

6. For de som har Bruk E-post/SMS-kode bekreftelse avhuket i Opus Online Client vil pasient nå måtte skrive inn en kode, som dem får på henholdsvis e-post eller SMS, før bekreftelsen for timen kommer.

3.2 Endre- og avbestille time

For å endre og avbestille time må dette aktiveres i Opus Online Client under WEB - Fleksibilitet. Her må også SMS-logg inn være avhuket. Dersom man ønsker å flytte, endre eller slette timer som er laget av klinikken, må man huke av for Tillat endring/avbestilling for time uten forhåndslagrede timeavtaler. Det gjøres under WEB – Fleksibilitet.

I eksempelet under har klinikken satt opp en time uten forhåndslagret timeavtale.

1. Pasient går inn på underdomenet og klikker på Logg inn.

2. Trykk på SMS

3.  Skriv inn Personopplysninger hak av for Samtykke og trykk på Gå videre.

4. Se at telefonnummeret stemmer og trykk Gå videre.

5. Pasient mottar på en SMS med kode som skrives inn i feltet og deretter klikker på knappen Logg inn.

6. Pasienten kan nå administrere sin egen time. Ved f.eks å trykke på Endre tid.

7. Nå kan pasienten selv velge et nytt tidspunkt for timen.

8. Etter å ha valgt timen vil Personopplysningene ligge ferdig utfylt. Dersom pasient endrer opplysningene, vil det komme et spørsmål neste gang pasient åpnes i Opus om det ønskes å endre der også.
Huk av for samtykket og klikk på Gå videre.

9. Kontroller at det er riktig opplysninger og klikk på Bekreft bestillingen

10. Det vil nå komme en bekreftelse direkte i nettleser og på SMS/e-post.