Slik sender du betalingsplan-fakturaer (BP) via Svea

Aktuelt for blant annet kjeveortopediske behandlingsplaner

Kort sagt
Terminfakturaer fra en betalingsplan kan nå sendes elektronisk til betaleren via Svea, i stedet for bare å skrives ut på papir. Det fungerer på samme måte som i dag, med ett nytt steg. Funksjonen er spesielt aktuell for kjeveortopeder siden slike behandlinger ofte har høy kost, går over lang tid, betales i mange terminer, og betales av noen andre enn pasienten.

Hvem gjelder dette for

Klinikkpersonale som administrerer betalingsplaner og fakturering, for eksempel kjeveortopedi-koordinatorer.

Før du starter

• Svea må være satt opp som klinikkens betalingsleverandør. (Er ikke dette gjort, vises ikke knappen «Eksporter til Svea».)
• Lag en betalingsplan for pasienten.
• Sjekk at betaleren har et mobilnummer registrert.
   

Slik eksporterer du

1. Gå til Utskrifter, og velg Faktura. Dette åpner det samme vinduet du bruker i dag for å skrive ut betalingsplan-fakturaer. Det heter nå «Utskrift og eksport av fakturaer».
   
   
   «Utskrift og eksport av fakturaer», samme vindu som før, med terminfakturaer fra en betalingsplan.
    
2. Filtrer listen til «Planlagt terminfaktura». Kun terminfakturaer fra en betalingsplan (såkalte BP-fakturaer) kan eksporteres til Svea herfra. Du kan også velge å kun vise ordre som ikke er sendt, om du vil. Nå kan du velge akkurat hvilke linjer du vil sende, akkurat som når du skriver ut i dag. Du kan også endre forfallsdato direkte herfra ved å høyreklikke på linjen.
3. Velg linjene du vil sende, og klikk «Eksporter til Svea», på samme måte som du kan klikke «Skriv ut valgte linjer» for å printe ut papirfaktura. Hvis listen ikke inneholder noe som kan eksporteres, er knappen inaktiv.
4. Betalingsforespørselen sendes til Svea, som deretter sender betaleren en SMS med betalingslenke, på samme måte som ved andre Svea-betalinger.

Hvilket telefonnummer brukes

Opus bruker mobilnummeret som er registrert i det øyeblikket du eksporterer. Du kan altså oppdatere nummeret når som helst før eksport. Hvilket nummer som brukes, avhenger av pasientens alder på eksporttidspunktet :

• Under 16 år: SMS-en sendes til foresattes mobilnummer.
• 16 eller 17 år: SMS-en kan bare sendes til foresatte dersom pasienten har samtykket. Se egen fremgangsmåte under.
• 18 år eller eldre: SMS-en sendes til pasientens eget mobilnummer.

Pasienter som er 16 eller 17 år

Opus har sperre for eksport til Svea for pasienter i alderen 16–17 år. Velger du Eksporter til Svea på mobilnummer for en pasient i denne aldersgruppen, får du en feilmelding.

For å sende krav til Svea for disse pasientene gjør du slik:

1. Innhent og dokumenter pasientens samtykke til at faktura sendes til foresatt.
2. Hak av for Faktura under foresatt i Personalia på pasienten.
3. Foresatte mottar da en betalingslenke på sitt registrerte mobilnummer.

⚠️ Viktig: Pasienter som er 16 og 17 år er helserettslig myndige. Det betyr at de selv bestemmer over egen helsehjelp, og at opplysninger om behandlingen ikke kan deles med foresatte uten pasientens samtykke. Opus kontrollerer ikke samtykket. Det er klinikkens ansvar at samtykket er dokumentert i journalen før faktura sendes til foresatt.

Hvis noe mangler

Hvis nødvendig informasjon mangler, som oftest et telefonnummer, blir ikke linjen eksportert. Du får beskjed på to måter: en tydelig popup-melding med en gang du prøver å eksportere, og en melding i kolonnen «Eksportnotater» i listen, som blir stående til problemet er løst.


Kolonnene «Eksportert» og «Eksportnotater» viser status for hver linje.

For å rette opp: høyreklikk linjen for å gå rett til pasientens personalia og oppdatere informasjonen, uten å måtte lukke vinduet og søke opp pasienten på nytt. Gå deretter tilbake til fakturalisten og eksporter linjen på nytt.

Forfallsdato

Du kan endre forfallsdato ved å høyreklikke på linjen.

Terminfakturaer fra en eksportert betalingsplan, vist som egne linjer i pasientjournalen.

Du kan når som helst sjekke eksportstatus i kolonnen «Eksportnotater», og bekrefte at betaling er mottatt under «Innbet», på samme måte som for andre Svea-betalinger.

Etter eksport

De eksporterte terminfakturaene vises som egne linjer i pasientens journal, under betalingsavtalen.

Terminfakturaer fra en eksportert betalingsplan, vist som egne linjer i pasientjournalen.

Bra å vite

• Eksporten skjer manuelt, linje for linje. Dere velger selv hva som skal sendes og når. 
• Se egen veiledning for hvordan man kansellerer en sendt betalingslenke om pasienten betaler på annen måte.
• Man kan ikke fakturere negative beløp på denne måten
• Det er mulig å fakturere betaleren med ett større beløp, og så mindre terminbeløp – gjør det samme som du pleier med terminfaktura.