Her viser vi hvordan man bruker kjeveortopedisk journal Opus Ortho.

Kjeveortopedisk journal

Personalia pasient

Alle pasienter registreres inn i pasientarkivet gjennom Personalia. 

Pasientene registreres automatisk med kjeveortopedijournal når behandler er kjeveortoped. 
Her kan man velge å se ’allmenn journal’ ved å fjerne haken for kjeveortopedi journal.
I feltet ”Kjeveortopedi” legges det inn opplysninger om pasienten er ’Aktiv’, ’Retensjonspasient’ eller ’Sluttet’. Eskenummer kan registreres her.

Pasienter som går hos en kjeveortoped er som regel i en av disse 4 kategoriene:

• Aktiv / kons pasient – på vent før aktiv behandling starter.
• Aktiv i kjeveortopedisk behandling
• Retensjonsfase
• Sluttet

Ved å sette pasientene i en av disse kategoriene, har man alltid oversikt over de ulike kategorier, og pasientene kan følges opp til enhver tid.
I arkivspørring hentes hver kategori opp, og man ser raskt om alle er under oppfølging, har time osv.

I feltet ”Foresatt” kan man registrere foresatte med forskjellig adresse, og huke av for den av foresatt som skal ha tilsendt faktura.
Refusjonsprosenten kan legges inn under feltet ”Folketrygden” i tillegg til i eget felt i journal. Den oppdateres begge steder.

Søking og henting av pasient

Tillegg – eskenummer og foresatt
Søk i folkereg. gjelder for offentlig versjon av Opus Dental

Timebok

Registrering i timeboken

Det er den ’aktive’ pasienten (med blå skrift i headingen) du registrerer time på. Ved å dobbelklikke eller klikke og dra på tidspunktet i timeboken, kommer bilde ’Registrering av timeavtale’ opp.

Timebok tekster

Her ligger allerede mye informasjon om både pasienten du setter opp time til, og tiden.
Du må nå fortelle hva slags behandling som skal utføres på pasienten ved neste besøk.
Dette velger du via feltet ’Behandling’ for å fargesette type behandling, deretter kan du også velge en egen tekst.
Linjeskift = Ctrl + enter.

Retensjonspasienter / Pasienter ’På vent’
Settes opp direkte i timeboken, med valget ’JA’ til innkallingskort.

Kjeveortopedjournalen

Journalbildet viser viktige opplysninger om pasienten, som du har registrert.
(Diagnose, Eskenummer, Refusjonsprosent, Henvist fra…osv.

Beskrivelse av journalbildet.

Øverst til venstre for grafikken er de 3 hovedknappene merket:

’Diagnose ’- ’Planlagt’ – ’Utført’ (Status brukes ved allmenn praksis)

Med disse 3 filterknappene kan du veksle mellom forskjellige visninger av pasientens status. Filterknappene brukes også til historikk på de ulike visningstypene. Når du derimot utfører selve journalføringen bør du ikke ha trykket inn noen av knappene Diagnose eller Utført, du bare starter registreringen direkte.

Diagnose (rød) og Utført (grønn) knapper.

Den eneste av knappene det er nødvendig å aktivere, er når du skal registrere planlagt behandling.

• I Kolonnen Offentlig honorar ligger departementets takster
• I kolonnen direkte vil andelen dere sender til oppgjørskontoret ligge. Den forteller på hver eneste journallinje hva som skal overføres til oppgjørskontoret.
• I kolonnen Pasient ligger det pasienten skal betale
• I kolonnen Honorar ligger hele tannlegens honorar for denne journallinjen.

I feltene på nederste linje forteller hvordan du til enhver tid ligger an når det gjelder honoraret til pasienten. Feltet «Direkte» er tomt hvis du har overført alt til oppgjørskontoret. Når du har inngått AVTALE OM DIREKTE OPPGJØR skjer følgende i Opus:

På hver linje i journalen har oppgjørskontoret godkjent at de vil betale, som her, 40% av departementets takst på denne behandlingen. Så for hver gang pasienten har vært til kontroll eller lignende, kan du altså overføre oppgjørskontorets andel til deres journal.

Skriver ikon

Gir muligheter til direkte fra journalen å velge utskrifter av dokumentmaler, henvisninger, epikriser, tannteknikerseddel og journalutskrifter med og uten beløp.

Henvisende tannlege

I journalen registrerer man først fra hvilken tannlege man har mottatt henvisning .

Dette gjør du ved å klikke på knappen ’Status’, og velger «motta henvisning». Da kommer dette bildet opp. Velg i nedtrekksmenyen ’Hent spesialist’, ’Hent tannlege’, eller ’Hent tannpleier’

I arkivet du får opp, finner du tannleger/spesialister/tannpleiere du har lagt inn. ( Eventuelt før opp ny registrering) .

Markèr tannlegen du har fått henvisning fra, og deretter på ”Hent” knappen. Da hentes tannlegen frem i ’Motta henvisninger’. Klikk så OK, og det føres en journallinje med informasjon om når du mottok henvisningen, og henvisende tannleges navn. Dette vil da automatisk legges inn i hovedbilde, i ruten ’Henvist fra’, når journalen blir oppdatert.

For å føre opp nye tannleger du mottar henvisninger fra, gjør du dette ved å klikke på knappen ”Ny”. Skriv inn tittel, navn og adresse og klikk ”Lagre”. NB: Listen du etter hvert får opp, legges alfabetisk etter etternavn.

Elektroniske henvisninger og epikriser

Diagnose-registrering 

Kliniske Funn 1

Kliniske funn 1 er rask å registrere. Her skriver du fritekst direkte, eller så klikker du på knappen ’Hent tekster’

Disse tekstene lager du selv, ved å gå i:

’Verktøy – Oppsett alle behandlere – forhåndslagrede journaltekster – (Kategori)

Diagnose -Kjeveortopedi - (Gruppevalg) Kliniske funn 1’

Se egen veiledning om forhåndslagrede tekster.

Kliniske Funn 2

Kliniske funn 2 er mer detaljert enn kliniske funn 1, men registreres likevel raskt ved å gå gjennom skjema å trykke på de ulike heisene og velge de ulike ønskede verdier. For eksempel i Angle CL ruten kan en velge: 1, 2 div 1 etc. ved å klikke på ditt valg for pasienten. I ruten bak kan du klikke for å skrive fri tekst. Det vil automatisk settes en hake i den lille ruten bak registreringen. Disse opplysningene tas automatisk med i kasusbeskrivelsen. Man må manuelt fjerne disse hakene, hvis opplysningen ikke skal tas med i kasusbeskrivelse.

Gå igjennom skjema ved å trykke på de ulike heisene og velge de ulike ønskede verdier..

– all registrering fungerer ved å klikke i en listeboks og få opp en standard verdi eller tekst. Når du er ferdig med å registrere KLINISKE FUNN 2 klikker du ’Lagre’ og en dato kommer frem i dato feltet oppe til høyre.

Under Annet kan du skrive inn fri tekst, eller hente forhåndslagrede tekster.

For hver registrering som gjøres, settes haken inn bak registreringen. Det betyr at dette kan overføres til noen av de andre ark fanene, f eks Modellanalyse.

Modellanalyse

Klikker du på knappen ’Hent Kliniske data’ kommer dataene som vi lagret under kliniske funn 2 inn i modellanalysen. Disse kan skrives over eller endres før en trykker ’Lagre’. Dermed har en raskt registret modellanalysen som ofte er tilnærmet lik kliniske funn.

Du klikker her på knappen ”Hent kliniske data” – så slipper du og registrere det samme på nytt he,r som du allerede har registrert i kliniske funn.

Disse opplysningene kan også tas med i kasusbeskrivelsen.

Slik fungerer hele skjema – all registrering fungerer ved å klikke i en listeboks og få opp en standard verdi eller tekst.
Under Annet kan du skrive inn fri tekst, eller hente forhåndslagrede tekster via ”Hent tekster”.

Du velger de ulike tekstene du har lagret ved å klikke på dem og velge OK.

Røntgenanalyse

Under Røntgenanalysen registrerer vi ved å klikke i tekstfeltet, eller ved å bruke tabulatortasten, og skrive inn ønsket tekst. Det vil automatisk settes hake ved dine registreringer, slik at de overføres til kasusbeskrivelsen.

Når du registrerer resorpsjoner klikker du på heisen til høyre for ruten, og du velger å registrere INGEN med grønn grafikk i journalbildet, < 2 med gul grafikk i journalbildet, 2-4 med rosa grafikk i journalbildet og <5 med rød grafikk i journalbildet.

Skal man registrere en Diverse-tekst, klikker man på knappen ’Hent tekster’, og du velger blant de tekstene som er ferdig lagret i ’Forhåndslagrede journaltekster’. (Se egen beskrivelse)

Profilanalyse

Videre for å registrere Profilanalyse

Profilanalyse med Facad

Om man bruker programmet Facad, er dette integrert i Opus Ortho, slik at dette bildet kommer frem når man velger profilanalyse

Kasusbeskrivelsen

Ved å klikke på knappen ’Overfør fra Kliniske/Modell/Røntgen til kasusbeskrivelsen’, blir registreringene fra Kliniske funn 1 eller 2, Modellanalyse og Røntgenanalyse automatisk hentet frem. (Via hakene som settes når man registrerer i disse feltene)

I feltet ’Tilbakemelding til foresatt’, legger du inn opplysninger du vil sende direkte, eller ha med i behandlingsavtalen.

For og lage maler/tekster til dette feltet – se forhåndslagrede tekster.

Du kan også skrive fritekst i dette feltet.

Planlagt behandling / Kjeveortopedisk behandlingsavtale

En kjeveortopedisk behandlingsavtale lages i Planlagt journal.
Dette bruker du når du ønsker å gi pasienten/foresatt en mer forutsigbar betalingsplan enn å betale ulike beløp underveis i behandlingen.

Før du starter utfylling av avtalen bør følgende være lagt inn:

• Prosentsats
• Diagnose (kasusbeskrivelse, foresatt)
• Departementets pris (ca. Pris)

Du registrerer eventuelt behandlingen med standard tekster som ligger under de ulike behandlingsknappene, for eksempel Beh. 1.

For de som har bestemt hva behandlingen skal koste uten å bryte det ned i detaljer kan da legge inn standard tekst som for eksempel 
’Kjeveortopedisk behandling over ca. 2 år kr. 40.000,-.’

Gjøres det behandling utover forutsatt, kan du allikevel journalføre dette og etter-fakturere.

Selv om det i dag ikke er ’tak’ på behandlings summen og refusjonen, vet man i de fleste tilfeller hva beløpet kommer til å bli. Her legges inn et ca. beløp av departementets takster.

En eventuell egenandel må føres i tillegg inne i skjemaet, ’Kjeveortopedisk behandlingsavtale’.

Nå klikker du på skriver-symbolet nederst i skjermbildet, får du frem en meny, her velger du ’KJEVEORTOPEDISK BEHANDLINGSAVTALE’

da får du frem avtalen vist

I feltet ’Andre tillegg uten refusjon’ legger du inn differansen som utgjør ditt honorar ift hva helfo dekker. Tenker du at du skal ligge 10 % over, vil det, som i dette tilfellet, være kr. 4.000.-

Denne avtalen jobber du med til du mener den er klar for utskrift.

Avtalen kan du lagre underveis, eventuelt ’Skriv ut kalkyle’. Du kan også avbryte en påbegynt avtale, eller klikke på ’Lagre, ikke fullfør’. Du kan ved en senere anledning bare hente den frem igjen ved å høyre klikke på linjen ’Påbegynt kjeveortopedisk behandlingsavtale’ i planlagt journal.

Behandlingsavtale skrives ut og deles inn i terminer som lett kan følges opp i Opus Ortho.

Ved utskrift av den kjeveortopediske behandlingsavtalen får du i tillegg en oversiktlig Betalingsplan, hvor relevant informasjon for innbetaling er tilgjengelig som bl.a. forfallsdato, terminbeløp, og eventuelt OCR/KID nummer.

I planlagt journal ligger alle terminer (Klikk på knappen ’Skjult” for å få de frem)

Her kan du i ettertid skrive ut terminfakturaene, om det skulle være nødvendig

Under knappen ’Innbet’ ligger disse inne til overvåkning og oppfølging.

Her merker du fakturaer for enten å purre dem eller ta innbetaling på dem.

Fakturaer som blir laget via ’Kjeveortopedisk behandlingsavtale’ står i dette boldet som BP-faktura, og vil gå inn som ’A-konto’ betalinger på behandlingen du utfører.

Du har jo nå forhåndsfakturert, og dette er a-konto fakturering. Allikevel vil du her ha full oversikt over disse.

Du kan også gå inn på Utskrifter/Faktura og få en oversikt over alle dine BP-fakturaer fra mnd til mnd eller pr. År. Her har du f. eks. mulighet til å se hvor mye du kan forvente å få innbetalt av terminfakturaer neste mnd.

Velg Planlagt terminfaktura, og velg utvalg periode eller år for år. Du kan også velge å se pr. faktura eller hele beløpet pr mnd

Journalføringen i Opus Ortho

Journalbildet viser mye informasjon og vil etter hvert hjelpe deg å se hvor langt i behandlingen du er kommet. All informasjon ligger på venstre side av pasientfotoet.

Dato: = Dato da kjeveortopedisk behandlingsavtale ble inngått
Honorar: = Hva du har planlagt å ta i honorar på denne pasienten (Helfo + pasientandel)
Innbetalt: = Alt pasienten har innbetalt til nå
Refusjon: = Hva skal du sende til Helfo, etter din behandlingsplanlegging
Bet. Avtale: = Alt du hittil har sendt til Helfo på BA (Bittanomalier) i denne journalen. (Tar ikke med seg bittanomalier forundersøkelse)

Så her kan du se hvor langt behandlingen har gått i forhold til hvor du skal ifølge din plan.

Du regner med å sende inn deloppgjør til Helfo på tilsammen ca kr. 16.000,- og har per dags dato ført journallinjer der deloppgjør til Helfo utgjør kr 6.440,-.-

På venstre side finner du filterknapper. 
På grunnlag av denne muligheten vil vi vise fordelen av å bruke flere grupper i journalføringen din.

Her ser du gruppene du kan bruke i utført journal.

Ny journalregistrering

Her har vi valgt ’Beh 2’ der vi har f. eks. disse tekstene:

Legg merke til at vi har delt takst 609a i to tekster, som skiller overkjeve og underkjeve. Dette er for å kunne ta ut statistikker på hvor mange overkjever du har limt og hvor mange underkjever du har limt.
Tekstene lager og endrer du i forhåndslagrede tekster.

Vi velger nå en av tekstene: 

Her ser du nå hva som kommer frem, helt automatisk pga det som er forhåndslagret.

• Offentlig dekning med all informasjon
• Pris, refusjon og egenandel
• Produktnummer, priskode og offentlig takst
• Behandlingsdato

Nå kan du bare klikke OK og Opus vil gi ytterligere informasjon om hva du nå har ført i journalbildet ditt.

Produktnummer gir deg god statistikk...

Det du har ført med Ba ligger til grunn i feltet «Bet. Avtale» og du har kontroll…

Her ligger honoraret og grunnlaget for å sende oppgjør til Helfo

Nå kan du klikke på T-knappen og overføre refusjonsbeløpet til Journal Helfo

Du har også til enhver tid oversikt over saldo til pasienten nede på høyre side.

Det som nå er viktig å forstå, er at du må være ytterst forsiktig med tilbakeføringer og kreditteringer i journalen. Dere krever refusjon direkte fra Helfo, og da er det viktig å følge rettningslinjer for hva man kan tilbakeføre, og hva kredittering er. Direktefeltet bør alltid være null når du er ferdig med journalføringen for dagen. Direktefeltet ligger med beløp helt til du klikker på T-knappen og overfører dette til Journal Helfo for samleregningsgrunnlag. Beløpene fra direkte feltet summeres inn i feltet «Bet. Avtale» øverst i journalen.

Før samleregning kjøres bør man sjekke oversikt utestående – «Ikke overført til Helfo»

Filterknapper i journalen

Her finner du filtreringsmulighetene, enten via knappene på venstre side, eller nede på pilen under alle filterknapene (Litt avhengig av skjermstørrelse, oppløsning osv)

Om du velger f eks «Bue» vil Opus finne alle registreringene dine på Bue i denne journalen.

Om du f. eks har lagt inn alle buene her, vil du ha fin oversikt ved filtrering

Ferdig ført journal i dag

Det er mange pasienter som kommer innom klinikken i løpet av dagen, og ofte kan dagen bli veldig travel. Da hender det at noen journaler ikke registrert når pasienten er inne, og man sitter på slutten av dagen og går igjennom alle journalene. Her har du muligheten til å markere om du har «Ferdig ført journalen i dag» idet du fører siste journallinje denne dagen. Dette er også en hendelse som man kan sette inn som standard prosedyre på en tekst.

Dagens pasienter

I bildet «Dagens pasienter» vil man I bildet «Dagens pasienter» vil man nå kunne se om pasienten er «Ferdig ført i dag» ved at linjene går fra lysegrønne (Start journalføring i dag) til mørkegrønne (Ferdig ført journal i dag)

Mørkegrønn = Ferdig ført i dag, Lysegrønn = Startet journalføring – ikke ferdig ført.

Gul = Pasient ankommet

I bildet «Dagens pasienter» kan man velge, via skiftenøkkelknappen nede på venstre side, hvilke kolonner som skal vises.

Inne på «Dagens pasienter» er det også mulig å sende SMS til dagens, eller morgendagens pasienter – Kanskje tannlege/tannpleier er syk og pasientene må varsles. Velg først dato deretter ’Send SMS’. Da kan man sende samme SMS til samtlige pasienter som har mob nr. registrert

Varsel om søskenmoderasjon

Mulighet for å få opp et varsel på pasienten når man velger refusjonssats C 40 % eller B 75%. Man kan legge inn valget ved å krysse av under skiftenøkkelen i journalen om man ønsker å ha varsel om søskenmoderasjon.

Makro

Med makro, mener vi «pakker» med de ferdige tekstene dine, det vil si at du kan lage «Pakker» med f. eks alle tekstene du bruker når en pasient kommer til forundersøkelse, records o.l.

Før du starter med å lage makroer, er det viktig at du kjenner dine tekster godt.

Gå inn som vist under:

Klikk “Ny”(Hvitt ark)

Skriv navn på makro du vil lage øverst i bildet.

Velg hvilke/ hvilken forhåndslagret tekst du ønsker og ha med på makroen via “+” i tekst feltet.

Da får du denne meldingen opp – og velger tekster ved å markere på “M” i venstre kolonne.

Disse havner i feltet øverst til høyre. Vær nøye med rekkefølgen!

Klikk “Lagre” når du har fått med de tekster du ønsker og ha med på makroen.

I feltet “Makro inngår i følgende behandlingslister” velger du gruppe du ønsker og finne igjen makroen i.

Ved senere og høyreklikke direkte på denne gruppen, finner du makroen, klikker på den, og journalfører alle linjer du la inn i makroen, uavhengig av hvor denne ble plukket fra i forhåndslagrede tekster.

Alle journallinjer blir ført på ett klikk, med trygderefusjon. Disse kan slettes en og en om det er ønskelig. Journallinjer ført med makro er helt identiske med «vanlige» journallinjer, mht sletting, endring osv..

Refusjon

Se egen veileder for refusjon her

Pasientoppfølging Opus Ortho

Oppe i høyre hjørne i journalen vil du til enhver tid ha oversikt over når pas sist tok Rtg. Bilde, Ceph osv. I tillegg ser du også om pasienten er Aktiv i kjeveortopedisk behandling A, retensjon R osv…

I personaliaknappen ligger de ulike kategoriene

Pasienter som går hos en kjeveortoped er som regel i en av disse 4 kategoriene:

1. Aktiv / kons pasient – på vent før aktiv behandling starter.
2. Aktiv i kjeveortopedisk behandling
3. Retensjonsfase
4. Sluttet

A er altså nr 2 - R er Retensjonsfase, nr 3

I tillegg kan man benytte tilhørergrupper (i personalia), som man kategoriserer og lager selv.

Lister - Arkivspørring

Her gjør du utvalg av pasienter for å følge opp…

Om du nå setter en hake ved aktive pasienter i kj ort behandling og i tillegg setter på hake ved «Neste avtale» så har du oversikt om for eksempel alle dine aktive pasienter har en avtale etter i dag…..

I tillegg kan du se om du har påbegynte avtaler – osv…