Her finner du bokføringsloven, oppsett for bruk av kassadagboken og hvordan man fører bilag og avstemmer kassadagboken.

Kassadagbok

Bokføringsloven

Fra 01.01.2005 ble det innført ny bokføringslov. For de som drev praksis før 01.01.2005 er det innført overgangsordninger til 01.01.2006. I det følgende er det trukket ut det vesentligste fra loven og den tilhørende forskriften som berører tannleger.

Kasse

Det ble innført obligatorisk registrering av kontantsalg på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system for alle praksiser med kontantomsetning over 3G (ca 180 000 kr.). Med kontantomsetning menes også korttransaksjoner. Det er ikke nødvendig med et tradisjonelt kassaapparat så lenge datasystemet for øvrig tilfredsstiller kravene i forskriften, jf. dagsoppgjør.

Dagsoppgjør

Det må daglig utarbeides daterte rapporter over opplysninger som er registrert på kassasystemet. Klokkeslett for utkjøring av rapportene skal fremgå. Dokumentasjonen sammen med daglig opptelling av kassabeholdning skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. For at du enkelt skal kunne etterkomme disse endrede i kravene i loven, lanserer vi nå Opus kassadagbok.

Tannbehandling på kreditt

Salgsdokumentasjonen skal være nummerert på forhåndstrykte blanketter eller ved maskintildelte nummer og inneholde følgende: nummer og dato for utstedelse, angivelse av tannlege og pasient, ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for utførelse av behandling, vederlag og betalingsforfall. Spesifikasjonen gjelder tilsvarende for kontantkvitteringer.

Timebestillinger

Alle timebestillinger skal dokumenteres med tidspunkt for utførelsen og pasientens navn. Ikke gjennomførte timer og timer som erstattes av ny time skal fremgå av dokumentasjonen. For å løse dette på en enkel måte i Opus Dental, se nyhetsmanual 5.2 side 18 (Vis flyttede timer).

Timeregnskap

Alle ansatte og eiere må føre timeregnskap. Timene skal spesifiseres pr dag på interntid og på de enkelte pasienter. Bestemmelsen gjelder ikke ansatte/eiere som kun utfører interne administrative oppgaver. For å løse dette på en enkel måte i Opus Dental, ref. avsnitt om timebok i hovedmanualen (Preblokkering av timer)

Oppbevaring

Timeregnskap skal oppbevares i 3 år og 6 måneder. Dagsoppgjør og timebestillinger skal oppbevares i 10 år. Aktuelle referanser Forskrift om bokføring av 01.12.2004 Nr. 1558 §§ 5-1-1, 5-1-2, 5-1-3, 5-3-2, 5-3-3, 8-4-1 og 8-4-2

Angivelse av regnskapsår pr. regnskap/firma

Det er viktig at du går gjennom punktene under før du tar i bruk kassadagboken. Du må også ha installert den nye brukerfilen som gir deg tilgang til kassadagboken (se installasjonsveiledningen). Det er viktig å merke seg at tilbakestilling av dato på din PC vil kunne forårsake alvorlige feil i overføringer og i kassadagboken. For å rette evt. feilføringer i Opus Dental må du benytte tilbakeføringsfunksjonen. For å tilleggspostere evt. ”glemte” poster skal man føre dette på dagens dato med evt. kommentarer om at behandlingen er utført på en tidligere dato.

Tilgangsrettigheter

For å få tilgang til og overføre til kassadagboken, må brukeren tildeles rettigheter i Opus Dental med Regnskap/ Innstillinger eller administrator. En vanlig bruker har ikke tilgang til kassadagboken. Angivelse av regnskapsår pr. regnskap/firma For det første er det viktig at du fastsetter en dato som du ønsker å starte med kassadagboken. Når du har bestemt dette må du definere regnskapsåret, for at Opus skal vite hvilke dato man skal starte overføringer fra omsetningsskjemaet til kassadagboken. Opus samler data f.o.m.startdatoen ved første gangs overførsel. Merk at regnskapsåret må settes pr. regnskap/firma/klinikk. Det vil si at de ulike regnskapene kan ha definert ulik oppstartsdato. For å illustrere dette tar vi for oss to ulike regnskap når det gjelder oppsett:

Eksempel 1 med oppstart i midten av et år: Tannklinikken Lillevik - oppstart 01.03.2025 For å definere dette, stå i omsetningsskjemaet for det regnskapet du vil angi regnskapsåret på og klikk på skiftenøkkelen:

Angi start og slutt på regnskapsår f.o.m. 01.03.2025 t.o.m. 31.12.2025. Ved første gangs overførsel vil Opus ta med data over til kassadagboken f.o.m. 01.03.2025. Det vil si at den vil overføre kassebevegelsen fra og med 01.03.2025

Eksempel 2: Tannlege Hanne Wildahl med oppstart i begynnelsen av et år - oppstart 01.01.2025

For å definere dette, stå i omsetningsskjema for det regnskapet du vil angi regnskapsåret på og klikk på skiftenøkkelen:

Angi start og slutt på regnskapsår f.o.m. 01.01.2025 t.o.m. 31.12.2025. Ved første gangs overførsel vil Opus ta med data f.o.m. 01.01.2025. Det vil si at den vil overføre kassebevegelsen fra og med 01.01.2025. Hanne Wildahl vil da først kunne overføre data til kassadagboken 1. januar 2025. 
NB! Det er svært viktig at du er bevisst på hvilke dato du vil starte opp kassadagboken og setter denne korrekt i oppsettet før du starter overførslene.

Grunndata

Vi går tilbake til eksempel 2 - firma Hanne Wildahl med oppstart 01.01.2025 og fortsetter oppsettene. Vi står på Behandler Hanne Wildahl som er tilkoblet regnskapet Tannlege Hanne Wildahl. Vi skal nå starte opp kassadagboken for å registrere nødvendige opplysninger før du kan ta i bruk kassadagboken. Dette gjøres ved å velge menyen Regnskap – Kassadagbok.

Kassadagbokbildet kommer opp:

Klikk deretter på fanen Grunndata og dette bildet vises:

Konto

Opus kassadagbok er utstyrt med et standard sett med konti som er de mest vanlige å bruke på en tannklinikk. Dette er et lite utdrag fra norsk standard 4-sifret kontoplan. Alle regnskapene i kassadagboken har felles kontoplan. Kontoplanen er satt opp i samarbeid med autoriserte regnskapsførere. Dersom det er nødvendig å gjøre endringer i denne, kan man evt. slette eksisterende konti og opprette nye ved behov. Man kan kun slette konti som det ikke er ført noen bilag på. Rådfør deg med din regnskapsansvarlige før du foretar slettinger og oppretter nye konti i kontoplanen. Imidlertid kan det være behov for å endre konto for privatuttak. For eksempel er det vanlig å benytte Konto 2060 – Privat – i et enkeltmannsforetak, mens det for aksjeselskaper er vanlig å benytte Konto 1575 – Privat. Ønsker du å endre til konto 2060 Privat, oppretter du denne som ny med kontotype Innskudd/Uttak og så sletter du konto 1575 Privat. I de tilfeller hvor man opererer med begge selskapsformer er det bare å registrere 2060 som tilleggskonto. Klikk på knappen Lukk for å lagre.

Inngående saldo

Viktig – korrekt kassebeholdning på oppstartsdato!

Det neste du skal gjøre er å registrere inngående saldo. En av hovedbetingelsene for at du skal operere med korrekt kontantbeholdning er at du legger inn en startbeholdning (inngående saldo) som stemmer nøyaktig i kroner og øre med det som er bokført på kassekontoen i hovedboken og som samtidig befinner seg som fysisk beholdning av kontanter i din kasse. Eventuelle uoverensstemmelser mellom fysisk pengebeholdning i kassen og det som er bokført i hovedboken må rettes opp før man tar i bruk kassadagboken. Ta evt. kontakt med din regnskapsansvarlige/ regnskapsfører for å avklare korrekt kassebeholdning på oppstartsdato og sørg samtidig for å kontrollere at dette beløpet ligger som beholdning i kassen. Tell opp kassebeholdningen!

VIKTIG: Inngående saldo skal kun registreres ved oppstart, aldri senere. Dersom du benytter denne funksjonen senere vil det kunne forårsake feil i din kassebeholdning. Det er god regnskapsskikk å ha en fast tellekasse på klinikken. Størrelsen på beholdningen varierer fra klinikk til klinikk og må bestemmes lokalt etter forholdene.

Registrering av inngående saldo i kassadagboken

1. Klikk på fanen bilagsregistrering

2. Bildet Bilagsregistrering kommer fram – klikk på fanen Inngående saldo:

Registrer nøyaktig beløp og lagre.

Du har nå fått et bilag i bilagslisten som viser hva du registrerte som inngående kassebeholdning.

Bilagslisten er kun en oversikt over registrerte bilag, inngående saldo og overføringer av kontantbeholdning fra omsetningsskjema og det er ikke meningen at denne listen skal stemme i debet/kredit. Kassadagboken er nå klargjort med de oppsett som er nødvendig for å ta den i bruk. Oppsettene som er beskrevet til nå må gjentas for alle regnskapene som overfører til kassadagboken. Nå skal vi gå videre til de daglige oppgjørsrutinene.

Overføring av kontanter fra omsetningsskjema

Når du er ferdig med registreringsarbeidet i journalene i Opus Dental, henter du som vanlig omsetningsskjemaet og kontrollerer dette for å se om du har fått med alle betalende pasienter. Videre avstemmer du kortkolonnen mot rapporten fra din kortterminal. Ved bruk av PosPay betalingsterminal som er integrert direkte med Opus unngår man å forveksling mellom kontant og kort og rapportene vil naturlig nok stemme overens. Vi anbefaler imidlertid daglig kontroll av rapportene uansett hvilke kortterminal man benytter. Når dette er avstemt skal du foreta overføring av dagens kontantbevegelse til kassadagboken.

Overføring av kontanter fra omsetningsskjema

Nederst til høyre i omsetningsskjemaet har du nå fått en ny knapp Kassadag:

1. Klikk på Kassadag for å overføre dagens kontantbevegelse til kassadagboken.

2. Vil du oppdatere kassadagboken? Klikk Ja

3. Skriv inn ditt regnskapspassord

4. Skjema for overført kontantomsetning kommer på skriveren

5 Sjekk utskriften og svar Ja på meldingen ”Er utskriften i orden og alle data korrekt?” for å overføre, eller nei for å avbryte overføringen.

6 Du får nå opp en meldingen ”Overføringen er nå fullført. Data kan ikke lenger endres/slettes i journal.” Data kan nå av hensyn til at det ikke skal oppstå differanser mellom kundereskontroen, kassadagboken og hovedboken ikke lenger endres. Klikk OK.

7 Kassadagboken starter nå automatisk og som du vil se har du nå fått en linje som viser overføringen til kassen i bilagslisten. Vi minner igjen om at bilagslisten kun er en oversikt over registrerte bilag, inngående saldo og overføringer av kontantbeholdning fra omsetningsskjema og det er ikke meningen at denne listen skal stemme i debet/kredit.

Bilagsregistrering

Det neste du skal gjøre er å foreta registrering av uttaks-/innskuddsbilag i kassen, telle kontantene og evt. foreta kassetømming. Vi foretar først kontroll av hvilke bilag som er lagt i kassen i dag. Vi finner følgende bilag:

· Kvittering for kjøp av frimerker kr. 600,-

· Kvittering på uttak privat på kr. 3.000,-

Vi skal nå foreta registrering av disse bilagene i kassadagboken. Vi har tatt med et utvalg av eksempler som skal føres på de ulike kontiene som finnes i kassadagboken. Sannsynligvis har du ikke så mange bilag å registrere hver dag.

Innkjøp

Velg menyen Bilagsregistrering og velg fanen Innkjøp.

Registrer bilag for kjøp av frimerker:

Lagre når felt for tekst, beløpt og motkonto er valgt.

Når du klikke Lagre får du følgende spørsmål:

Svar Ja om du skal registrere flere, og Nei dersom du ikke skal registrere flere bilag.

Innskudd/uttak

Registrer bilag for uttak fra privat, klikk på arkfanen Innskudd/Uttak:

Merk! Negativt fortegn på uttak fra kassen. Dersom man legger penger fra sin egen lomme og ned i kasse, skal man registrere positivt fortegn altså penger inn i kassen fra privat.

Avstemming

Når vi nå har bokført alle bilagene som lå i kassen, skal vi avstemme kontantene i kassen.

Velg fra menyen Avstemming. I bildet for avstemmingen fremgår ansvarsenhet (org.nr.), navn på regnskapet og t.o. m. dato. Vi gjør oppmerksom på loven setter krav om daglige avstemminger, men dersom du mot formodning skulle ha glemt å avstemme for forrige dag, kan du foreta en avstemming ved å stille t.o.m. dato på aktuell dag. Avstemmingen vil da ta med bilag t.o.m. denne dato.

Siste avstemmingsdato Her vil det fremgå dato for siste avstemmingsdato. Her er feltet tomt fordi det er første gangen vi avstemmer kassadagboken

Inngående saldo Vi kjenner igjen beløpet vi registrete som inngående saldo. Ved avstemming senere vil utgående saldo fra forrige avstemming komme som inngående saldo på neste avstemming.

Kontant bevegelse fra omsetningsskjema Vi kjenner her igjen beløpet som vi overførte fra dagens omsetningsskjema. Altså det vi har ført av kontantinnbetalinger via pasientenes journaler i dag.

Innkjøp Her fremgår summen av innkjøpsbilagene vi har registrert i dag.

Innskudd/Uttak Her fremgår uttaket vi registerte. Beholdning Inngående saldo + kontant bevegelse fra omsetningsskjema +/- Innskudd/Uttak = Beholdning

Differanse Dagens opptelling viser at vi har 5 kr for lite i kontanter og vi registrerer kr – 5,00 som differanse

Innskudd bank Her registrerer du det beløpet som du ønsker å sette inn i bank.

Utgående saldo Beholdning +/- differanse- bankinnskudd

Utføres av Det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Skriv inn navn på den som har foretatt opptellingen. Dette lagres og vil fremkomme på utskriften slik bokføringsloven setter krav om.

Klikk på Lagre og skriv ut når du er klar for å avstemme. Rapport som etterkommer de krav bokføringsloven stiller, kommer som forhåndvisning på skjermen:

Skriv ut rapporten ved å klikke på skriverikonet. Avstemmingen er ferdig – klikk OK. Avstemmingsrapporten settes fortløpende inn i en perm, sammen med sammendrag transaksjoner og bilagene som vi har registrert i dag.

Sammendrag transaksjoner

Vi anbefaler å daglig kjøre ut en liste over dagens registrerte bilag. Det er både praktisk og ryddig å feste bilagene på rapporten Sammendrag transaksjoner og sette dette inn i permen sammen med avstemmingsrapporten.

1. Velg menyen Utskrifter|Sammendrag transaksjoner

2. Velg alternativet Spesifisert pr. dag,

3. Klikk på knappen Skriv ut

Rapporten viser bevegelsene på de konti som er berørt av dagens bokføringer i kassadagboken.

Månedlige rapporter til regnskapsfører

1. Velg menyen Utskrifter - Sammendrag transaksjoner

2. Velg alternativet Sammendrag periode

3. Velg datoer fra den første til den siste i måneden du skal rapportere for

4. Klikk på knappen Skriv ut

5. Klikk på skriverikonet i forhåndsvisningen.

I tillegg til dette skal du sende alle avstemmingsrapportene, omsetningsskjema for måneden og utskriftene av de daglige sammendragene med bilagene som du har satt fortløpende i en perm.